Mit integrierter Immobiliensoftware fit für die Zukunft

„Mit Dynamics NAV sind wir in der Lage, neue Aufgaben, Prozesse oder zusätzliche Geschäftsfelder abzubilden.Damit können wir auf veränderte Rahmenbedingungen und Marktchancen schneller reagieren.“ Hannes Gutmeier, Head of Group IT der IMMOFINANZ Group

BUWOG Firmenzentrale Wien und Firmenlogo

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Die Firmengruppe BUWOG/ESG/BUWOG-FM ist ein Allrounder in Sachen Bauen und Wohnen, der in seinem heimischen Markt sehr erfolgreich ist. Die Bandbreite der angebotenen Leistungen erstreckt sich von der Planung über die Errichtung und Verwertung bis zur anschließenden Verwaltung der Gebäude. Die IT der BUWOG-Gruppe zeigte sich hingegen weniger flexibel: Mit hohem persönlichem Einsatz überbrückten die Mitarbeiter alle Herausforderungen einer historisch gewachsenen, fragmentierten IT-Landschaft. Im Herbst 2006 initiierte die Wohnungsgesellschaft deshalb ein umfassendes Optimierungsprogramm. Zentrale Geschäftsprozesse wurden gestrafft, die IT-Landschaft modernisiert und die Mitarbeiter von unnötigen Routinetätigkeiten befreit. Eine tragende Rolle spielte dabei die Einführung einer modernen Lösung für die Immobilienbranche. Heute laufen viele Prozesse effizienter, die Mitarbeiter überblicken alle relevanten Vorgänge, und die BUWOG-Gruppe kann schnell reagieren, wenn sich Rahmenbedingungen ändern.

Als innovativer Bauträger, aktiver AssetManager, qualitätsbewusster Sanierer und versierter Spezialist für Facility-Management verfügt die Unternehmensgruppe über ein reichhaltiges Portfolio: Von geförderten Miet-, Eigentums-, Start- und Vorsorgewohnungen bis zu frei finanzierten Projekten oder Reihenhäusern spannt sich österreichweit das Netz unterschiedlicher BUWOG-Objekte. Darüber hinaus hat die Gruppe die Expansion nach Deutschland erfolgreich gestartet und mit der Tochtergesellschaft BUWOG-FM die Leistungspalette um Verwaltung und Facility-Management für Büro- und Gewerbeobjekte erweitert.

Als Bauträger kann die BUWOG zahlreiche Vorzeigeprojekte vorweisen, die sich durch eine architektonisch wertvolle und ökologisch nachhaltige Bauweise unter Betonung künstlerischer Akzente auszeichnen. Vor allem in der Bundeshauptstadt ist die BUWOG einer der erfolgreichsten Bauträger: Im Geschäftsjahr 2010/2011 werden hier rund 1000 Einheiten gebaut.

Die BUWOG-Gruppe weist eine erfreuliche Geschäftsbilanz vor: Die etwa 210 Mitarbeiter erwirtschafteten 2010 einen Umsatz von rund 168 Millionen Euro. Die BUWOG gehört zur IMMOFINANZ Group, einer internationalen Immobiliengruppe, die im deutschsprachigen Raum und in Osteuropa aktiv ist.

Investition in die Zukunft

Lange Zeit bestand die IT-Landschaft der BUWOG-Gruppe aus vielen Eigenentwicklungen und Spezialprogrammen, die mithilfe
von Schnittstellen verbunden waren. Viele der Lösungen waren veraltet. Darüber hinaus fehlten die notwendigen Optionen, um mit dem Bedarf des wachstumsorientierten Unternehmens Schritt zu halten. „Es war oft schwierig, neue Anforderungen zu realisieren. Manches ließ sich überhaupt nicht umsetzen. Allerdings war die Unternehmenssoftware nicht unser einziges Problemfeld in der IT“, blickt Hannes Gutmeier zurück. Als IT-Leiter der BUWOG-Gruppe reorganisierte er 2006 zunächst die IT-Infrastruktur.

Heute ist Gutmeier als Head of Group IT für die gesamte IMMOFINANZ Group zuständig. Im Jahr 2007 folgte das Optimierungsprojekt „FIT+ – Fortschritt, Informationen, Technologie“, das die BUWOG-Gruppe für die Zukunft rüsten sollte. Es ging darum, wichtige Geschäftsprozesse effizienter zu gestalten, ein zentrales Wissensmanagement einzuführen und interne Kommunikationswege zu verbessern.

Das IT-Team sollte ein elektronisches Archiv aufbauen und ein umfassendes ERP-System implementieren. Das Projekt ist auf mehrere Jahre angelegt und wird von einem intensiven Change-Management begleitet. Nahezu zeitgleich zur Restrukturierung gründete die Immobiliengruppe mit BUWOG FM einen Spezialisten für das Facility-Management, der ebenfalls mit einer passenden Unternehmenssoftware auszustatten war.

Branchenlösungen im Doppelpack

Im Sommer 2007 startete die Suche nach einem integrierten ERP-System, das in der Lage war, die vielen Einzelanwendungen abzulösen und die unterschiedlichen Anforderungen der Konzerngesellschaften zu erfüllen. „Entscheidend war für uns die Ausrichtung auf die Immobilienbranche“, betont Gutmeier. „Schließlich mussten wir das kaufmännische und das technische Facility-Management unter einen Hut bekommen.“ Mehr noch: Die gesamte Organisation sollte schlagkräftiger werden. Der schnelle Zugriff auf wichtige Informationen, effiziente Prozesse und eine internationale Ausrichtung gehörten zu den Kernanforderungen.

Anfang 2008 entschied sich die BUWOG-Gruppe nach einem mehrstufigen Auswahlverfahren für Microsoft Dynamics NAV. Ausschlaggebend waren unter anderem die positiven Ergebnisse einer Machbarkeitsstudie. Zudem setzt die IMMOFINANZ-Group in der Konzernbuchhaltung die gleiche Software ein.

Den Zuschlag für die Implementierung erhielten zwei Microsoft-Partner, m+p management GmbH und die mse Augsburg GmbH. Die beiden System- und Beratungshäuser gehören zur Atrium Gruppe, einem Zusammenschluss von fünf Microsoft-Partnern, die ihre Immobilienlösungen aufeinander abgestimmt haben. „Damit können wir Pakete aus einer Hand anbieten, die alle Anforderungen der  Immobilienwirtschaft abdecken“, betont Roland Zain, Prokurist bei m+p business solutions.

„Wir haben die Partner nicht allein aufgrund technischer Aspekte gewählt. Wegen der parallel laufenden Prozessoptimierung war auch betriebswirtschaftlicher Sachverstand gefragt. m+p und mse konnten beides bieten“, unterstreicht Martin Puckl, Leiter Controlling bei der BUWOG. Puckl leitet gemeinsam mit Gutmeier das Projekt FIT+ und ist dabei für Prozesse, Standardisierung und Organisationsoptimierung zuständig. Zwei Branchenlösungen sorgen nun bei BUWOG für die Ausrichtung auf die Immobilienwirtschaft: Während „NAV TechFM“ von m+p Funktionen für das technische Facility-Management bereitstellt, übernimmt „RELion“ von mse den kaufmännischen Part. (Fortsetzung im pdf. 617 KB)

Bildunterschrift (jpg 636 KB): BUWOG Firmenzentrale Wien

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