RELion Referenzbericht

Mit weniger Aufwand zu besseren Ergebnissen

Privatgrund GmbH führt zum 01.01.2011 RELion ein

»Der mse ist es schnell gelungen, uns von RELion und der vertrauten Microsoft-Benutzeroberfläche zu überzeugen. Wir sind bereits jetzt in der Lage, den Kundenservice durch die schnellere Bearbeitung von Anfragen zu verbessern.« Patrick Joerend, Geschäftsleiter der PRIVATGRUND GmbH

Die PRIVATGRUND Haus- und Grundbetreuung GmbH wurde 1965 gegründet. Als Dienstleistungsunternehmen des Grundeigentümer-Verbandes Hamburg bietet sie seither erfolgreich Dienstleistungen in allen Bereichen rund um die Immobilie an. Im Hamburger Großraum verwaltet sie derzeit circa 2.000 Miet- und 1.800 Eigentumswohnungen und ist mit dem Verkauf und der Vermietung von zahlreichen Objekten betraut.

Nach der reibungslosen Umstellung auf RELion, der Branchenlösung der mse auf Basis von Microsoft Dynamics NAV, finden sich die Mitarbeiter intuitiv in der neuen Umgebung zurecht. Informationen sind nun durchgängig verfügbar, wodurch heute schneller und effizienter gearbeitet wird.

Microsoft als Alleinstellungsmerkmal

2009 entschied sich die PRIVATGRUND GmbH für die Einführung einer neuen Softwarelösung für die Vermietung, den Verkauf und die Verwaltung ihrer Objekte. Nach 17 Jahren iX-Haus stand für den Geschäftsführer Patrick Joerend fest, dass er für eine Umstellung sorgen musste. Ohne große Umschweife nahm er Kontakt zum Geschäftsführer der mse Immobiliensoftware GmbH auf. „Thorsten Beyerstedt hat 1993 iX-Haus bei uns eingeführt und war mir als Branchenexperte in Erinnerung. Zudem kannte ich RELion“, blickt Patrick Joerend zurück. Die PRIVATGRUND GmbH, die ihren Immobilienbestand mit reiner Einnahmen- Ausgaben- Rechnung verwaltet, plante auf ein System basierend auf der Microsoft-Technologie zu setzen. Mit dem Gütesiegel „Certified for Microsoft Dynamics NAV“ erfüllt RELion den höchsten Qualitätsstandard. Eine auf dem Markt unvergleichliche Investitions- und Zukunftssicherheit bietet der Hersteller seinem Branchenpartner mse durch eine garantierte Weiterentwicklung und Wartung der Unternehmenssoftware bis mindestens 2027.

Umfangreiche Datenbereinigung

Der Startschuss für die Implementierung fiel Anfang 2010. Die technische Umsetzung war dabei nur eine Seite der Medaille. Bevor an einen Systemwechsel zu denken war, galt es, die Datenbestände zu aktualisieren. „Die vorherige Prüfung der Alt-Daten sorgt jetzt für mehr Durchblick, erleichtert die Pflege und vereinfacht die interne Kommunikation unter den Mitarbeitern“, resümiert Patrick Joerend. Im Altsystem führten fehlende Felder, wie zum Beispiel für die Eingabe von Email-Adressen, zur Unübersichtlichkeit der Informationen.

Effiziente Instandhaltung

Zu den wichtigsten Neuerungen gehörte auch das RELion Modul „Instandhaltung“. Hier erhielten die Mitarbeiter der PRIVATGRUND GmbH alle notwendigen Werkzeuge, um den Bedarf baulicher Maßnahmen systematisch zu erfassen, Anfragen und Aufträge an Handwerksfirmen zu generieren und deren Rechnungen zu verarbeiten. Eine eventuelle Weiterberechnung an Dritte (z.B. Mieter, Versicherung) ist direkt aus dem System durchführbar. Im zentralen Element „Schadensmeldung“ werden alle Veranlassungen der jeweiligen Instandhaltungsmaßnahme getroffen und kompakt dargestellt. So ist stets der gesamte Vorgang transparent nachvollziehbar. „Mit diesem Modul kann auf jedes Objekt eine genaue Historie der Instandhaltungsmaßnahmen abgebildet werden - über Jahre für jeden Kunden durch jeden Mitarbeiter“, berichtet Patrick Joerend begeistert. „Die Excel-Import/Export-Funktion bietet zudem die Möglichkeit, komfortabel und schnell Auswertungen zu erstellen und somit die Kosten zu kontrollieren“, fügt er noch hinzu.

Optimales Projektmanagement

Einen wichtigen Faktor für die reibungslose Umstellung auf RELion stellt auch die sehr gute Zusammenarbeit mit der mse dar. „Auf Grund des detaillierten Projektplanes, regelmäßiger Abstimmungstermine mit allen Beteiligten sowie Termin- und Abgabeerinnerungen durch die Projektleiterin Katharina Nitschke konnten wir trotz hektischem Alltagsgeschäft den Zeitplan einhalten“, blickt der Geschäftsführer Patrick Joerend zurück. Nach der Schulung aller 19 Mitarbeiter fühlt sich das Unternehmen heute gewappnet, schneller und effizienter auf Kundenanfragen zu reagieren. „Der Support ist schnell zu erreichen, reagiert prompt und löst die Probleme umgehend“, bestätigt Herr Schlüter, Mitarbeiter aus der Instandhaltung. RELion und Microsoft Dynamics NAV sind für den Hamburger Fremdverwalter eine Investition in die Zukunft. Um weiterem Wachstum begegnen und die Vorteile von RELion in allen Bereichen des Unternehmens nutzen zu können, werden im Laufe des Jahres weitere Module eingeführt.